基层公路事业单位会计档案数字化管理推进难点及对策

　　广西壮族自治区隆安公路养护中心 532799

　　摘要：随着电子发票、电子支付的全面普及，以及《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《关于推广应用电子凭证会计数据标准的通知》等制度文件的相继出台，会计档案从纸质载体向电子数据形态转型既是不可逆的趋势，也是提升基层公路事业单位财务治理效能、适应“数字政府”建设的必然要求。然而，若想在基层公路事业单位中开展会计档案数字化工作普遍面临着许多现实困境，这些困境严重制约档案数字化的实质推进。本文立足基层公路事业单位业务特征，系统梳理数字化推进存在的主要难点，并从制度体系构建、档案数字化建设、人才队伍建设、安全管理强化等维度提出对策。

　　关键词：基层公路事业单位;会计档案管理;数字化管理

　　公路事业单位承担着普通国省干线公路养护管理、公路路网检测与预警、基础设施安全防护等职责，其会计档案不仅记录了财政养护资金的流向与成效，也是工程项目审计、资产核查、经济责任追溯的重要依据。然而，受制于基层养护单位点多面广、信息化基础薄弱、人员年龄结构老化等客观条件，会计档案数字化管理进程严重滞后。基层公路事业单位会计凭证大多仍以纸质形式堆放、保存，查阅困难、共享不便、安全风险高，与预算管理一体化、内部控制信息化的要求形成鲜明反差。为此，本文深入剖析基层公路事业单位会计档案数字化的推进难点，并提出相应对策。

　　1.基层公路事业单位会计档案数字化管理的必要性

　　基层公路事业单位的资金主要来源于一般公共预算拨款，下设款源由成品油价格和税费改革中央转移支付替代返还资金、成品油价格和税费改革中央转移支付增长性资金等构成，具有资金来源专项、支出项目庞杂等特点。一个普通县级公路养护中心每年形成的会计凭证数量相较其他事业单位更多，加之招投标文件、合同、验收单、计量支付报表等附属材料，纸质档案堆积量大。基层公路事业单位实现档案数字化，一是有助于提升查阅效率，使审计检查、项目追溯从翻找纸堆转向关键词检索;二是有利于落实电子凭证保存要求，避免重复打印造成浪费;三是可以为预算绩效管理和内控评价提供数据支撑;四是防止档案霉变、遗失等物理风险，保障会计证据完整性。在“十五五”公路交通高质量发展的推动公路领域数智化升级的整体部署下，会计档案数字化绝非锦上添花，而是实现全链路信息化闭环的基础性工程[1]。

　　2.基层公路事业单位会计档案数字化管理推进存在的主要难点

　　2.1管理制度与业务标准缺失

　　目前，公路养护行业并没有出台针对基层公路事业单位会计档案电子化管理的专项实施细则。基层公路事业单位若要进行电子化管理实操，对于电子发票、电子缴款书等电子材料归档工作缺乏明确的规范性文件支撑，这导致了财务部门与档案管理部门“自扫门前雪”，且基层公路事业单位缺少电子档案管理系统的建立，无法打通与会计核算系统的接口。如果需要进行电子形式的归档，只能用扫描件代替原始文件进行归档，这既不符合电子档案单套制管理要求，也在实际工作中形成了新的“信息孤岛”。

　　2.2经费保障与基础设施薄弱——以L公路养护中心为例

　　L公路养护中心属于公益一类事业单位，自身创收能力有限，年度预算多用于保工资、保运转和刚性养护支出，没有用于信息化建设的专项资金安排。扫描仪、高拍仪、服务器、存储设备以及档案管理软件等采购与维护所需要的持续性投入对基层养护中心而言负担较重。并且受网络宽带不足、机房条件简陋等客观条件限制，根本无法满足大批量影像文件的上传与备份的需求。

　　2.3复合型人才匮乏

　　基层公路养护单位财务人员存在年龄偏大且财务人员少等问题，专业知识结构相对陈旧，对电子票据处理、数据库概念、网络安全等信息化的掌握程度有限，学习和操作新系统的意愿不强，老带新、传帮带的作用发挥不明显。既能熟悉公路养护会计核算特点，又能承担电子档案系统运维、数据治理的复合型人才在基层公路养护单位属于凤毛麟角。部分单位虽配备了年轻的信息管理员，但其对会计档案分类、保管期限、审计要求等知识缺乏专业判断，导致数字化工作“两张皮”，档案整理质量和财务可用性不高[2]。

　　2.4数据安全与保密风险突出

　　会计档案包含养护工程结算价格、预算执行率、工资发放明细等敏感信息，在数字化环境中如果不加以严格保护，极易因操作失误、网络攻击或移动介质管理不当而发生泄露、篡改甚至丢失。基层公路养护单位普遍未建立覆盖电子档案全生命周期的安全管理制度，数据备份多依赖简单拷贝，缺乏异地容灾和加密传输措施。对于电子印章、电子签名的法律效力和使用规范理解不透彻，也导致部分关键文件不敢仅以电子形式存档，形成纸质与电子并行的双套制，反而增加了管理负担。

　　2.5存量纸质档案转换压力大

　　基层公路事业单位长达数十年积累的纸质会计档案体量庞大，资料陈旧泛黄，手工账册、票据粘贴牢固，拆卷和扫描难度高。若只依靠内部人工扫描归档，效率低不说，还难以保证归档质量;若采取外包服务，又面临档案实体安全、信息泄露以及成本控制的矛盾。存量档案数字化转换“欠账”过多，使整体数字化转型步履沉重。

　　3.基层公路事业单位会计档案数字化管理推进对策

　　3.1构建分级分类的制度标准体系

　　上级主管部门可会同档案、财政等部门，依据《电子会计档案管理规范》等国家标准，研究制定适应交通行业特点的基层事业单位会计档案数字化管理实施细则。细则中可明确电子原始凭证、记账凭证、账簿报表的归档格式、元数据元素集、封装规范、保存载体及移交时限，并就双套制过渡阶段保留纸质材料的条件作出规定，让基层会计档案数字化管理工作操作有章可循、有据可依。

　　3.2拓宽经费渠道，补齐设施短板

　　将会计档案数字化经费纳入年度部门预算，建立常态化投入保障机制。可通过信息化建设专项经费中列支数字化工作相关开支，鼓励与兄弟单位联合采购档案管理云服务，分摊软、硬件成本。对于不具备自建机房条件的养护中心，可依托市级公路中心建立集中式电子档案数据中心，基层单位通过政务网或VPN远程上传归档，降低本地存储压力。在设备选型上优先配置高速文档扫描仪、专用档案级光盘刻录机与防磁柜等基础装备，先解决基层单位“有”和“能用”的问题[3]。

　　3.3加强人才培训与岗位复合

　　采取“送出去、请进来”相结合的方式，对现有财务人员开展电子票据管理、数据安全基础知识的全员轮训。鼓励财务人员参加档案专业职称考试，打造会计与档案“一岗多能”的复合型人才。在人才招聘时，适当增加具有财务信息化背景人员的岗位设置。与此同时，市级主管部门可组建信息化支援小组，统一处理各基层单位电子档案系统的日常运维和数据备份，降低基层自行维护的技术门槛。

　　3.4筑牢多维数据安全防线

　　按照网络安全等级保护要求，建立健全电子档案管理系统，并对其进行定级备案和安全加固。建立电子档案管理系统并严格落实访问权限管理，根据财务人员、审计人员、档案管理员等角色配置最小化权限。对电子会计档案施行加密存储和传输，关键归档包加盖时间戳与数字签名，保证不可篡改性。建立“本地+异地+光盘离线”相结合的备份策略，每季度或者半年至少开展一次完整备份和恢复演练。制定电子档案数据安全应急预案，一旦发生系统崩溃或数据丢失，确保能及时重新获取并恢复业务连续性。

　　3.5科学推进存量档案数字化转换

　　对历史纸质档案数字化转换采取“先近后远、先重后轻”的优先级排序，优先数字化保管期限已临近到期、使用频率较高以及近五年的会计凭证。可申请专项资金引入专业档案数字化整理机构，在单位内部设立临时办公场所，架设监控设备全程录像监督，确保档案实体和信息安全。对外包产生的图像文件，按照分辨率、彩色或灰度模式、双层PDF等统一标准验收，并同步建立卷内目录数据库，实现全文检索。对于不便拆卷的档案，可采用零边距扫描仪现场操作，最大限度地保护原件完整性[4]。

　　结语

　　基层公路事业单位会计档案数字化管理，既是财务工作向现代化转型的基础支撑，也是公路养护行业治理能力提升的重要标志。面对管理规则不明、财力人力有限、安全隐患潜藏等多重挑战，唯有从顶层制度的设计、资金持续保障、人才分层培养、安全防护升级和存量档案逐步消化等多方面共同发力，才能够突破现实困境实质推进会计档案数字化管理工作，真正实现会计档案从纸间到云端的质变。同时，基层单位也应主动摆脱等靠思想，立足现状积极作为，以档案数字化为契机，带动整体内控管理和财务服务水平的提升。

　　【参考文献】

　　[1]赵长秀. 物联网技术在事业单位会计档案规范化管理中的应用[J].办公自动化,2026,31(08):116-119.

　　[2]李福娟. 事业单位会计档案管理的内涵与优化途径分析[J].办公室业务,2025,(23):49-51.

　　[3]黄晓芳. 新时期事业单位会计档案规范化管理探析[J].兰台内外,2025,(25):44-46.

　　[4]董金艳. 新时期加强机关事业单位会计档案管理的策略探究[J].陕西档案,2026,(01):58-59.